متدلوژی نیازسنجی اطلاعاتی

برای

تحليل و طراحي سيستم ها

——————————————-

 Information Need Assessment Methodology

 

مقدمه

هر سازمان یا بنگاهی به دنبال دست یابی به اهداف تعریف شده در اسناد بالادستی خود است. این اهداف می تواند مادی و یا معنوی و یا ترکیبی از این دو باشد. مثلا سازمانی به دنبال کسب درآمد 5 میلیارد تومانی در سال است (مادی)، یا سازمانی به دنبال ارائه خدمات فرهنگی به 1 میلیون نفر در سال است (معنوی)، و یا … .

برای رسیدن به این منظور و بر اساس [1] دسته بندی 4M، سازمان ها به منظور دست یابی به اهداف تعریف شده شان (مادی / معنوی / مادی معنوی)؛ می بایست نسبت به تنظیم روابط و هماهنگ نمودن منابع چهارگانه منابع انسانی، ماشین، مواد و پول اقدام نمایند.

لذا طبیعی است که هماهنگ نمودن اين موارد مستلزم انجام دادن وظايفي چون طرح ريزي، برنامه ریزی، سازمان دهي، هدايت، هماهنگي و نظارت و ارزیابی و كنترل از طرف مديران است .

 در این میان برای اینکه بتوانیم سیستمی پویا و کارا داشته باشیم باید بتوانیم سیستم را؛

     توصیف کنیم.
     تجزیه و تحلیل علت و معلولی کنیم.
     پیش بینی رفتار آینده سیستم را کنیم.
     کنترل عملکرد سیستم را کنیم.

 و چون تعداد متغیرهای سیستم ها معمولا بسیار زیاد و متنوع هستند ، باید از متدولوژی های کارآ استفاده کنیم، و با استفاده از آنها به طراحی سیستم مورد نظرمان بپردازیم.

در این رابطه سه نوع سیستم به شرح زیر تعریف شده است:

     1-  سیستم های ساخت نیافته

     2-  سیستم های نیمه ساخت یافته

     3-  سیستم های ساخت یافته

لذا اگر بخواهیم نسبت به بهینه سازی و طراحی سیستم مورد نظرمان اقدام نماییم، می بایست از متدولوژی  تعریف شده برای تحلیل و طراحي سيستم هاي ساختاريافته استفاده نماییم[2]؛ که برای آن گام هایی تعریف شده و یکی از آنها، نیازسنجی اطلاعاتی است.

برای انجام نیازسنجی اطلاعاتی باید از متدلوژی خاص خودش استفاده نمود، که در این مقاله سعی شده که با رویکردی مدیریتی به آن اشاره شود.

تعریف نیازسنجی اطلاعاتی چیست؟ what

«کاربرد فنونی که بتوان به کمک آنها اطلاعات مناسب را درباره نیازها گردآوری کرد و به الگوی نیازها و خواسته های فرد، گروه و جامعه دست یافت.»[i]

«هدف اصلی نیازسنجی تولید اطلاعات درباره مصرف کنندگان و کاربران است.»

«یورک: نیازسنجی عبارت است از سنجش این که به چه چیز و چه اندازه نیاز داریم.»

«مک لیپ: نیازسنجی فرآیند نظم بخشی و اولویت بندی نیازهای اجتماع است.»[ii]

به عبارتی یکی از کارکردهای اصلی نیازسنجی، ایجاد شناخت صحیح و کاملی از مسئله است.

و همانطور که معروف است؛ «شناخت صحیح مسئله، نیمی از حل مسئله است».

پس نیازسنجی اطلاعاتی نقش بسیار مهمی در حل مسائل تحلیل و طراحی سیستم ها دارد.

جایگاه نیازسنجی اطلاعاتی در طراحی و تحلیل سیستم های ساخت یافته چیست؟ Why

(هدف از نیازسنجی چیست؟)

بر اساس مستندات علمی، مراحل شش گانه متدولوژی SSADM به شرح زیر تعریف می شوند.

  1- تحلیل : ایجاد مدل منطقی سیستم موجود ؛ مستند کردن مشکلات سسیستم موجود و نیازمندی های سیستم جدید

  2- مشخصات نیازمندی ها : ایجاد مدل منطقی سیستم جدید به همراه مستندات تفصیلی

  3- انتخاب گزینه مطلوب : شناسایی و مستند سازی نیازمندی های  عملیاتی سیستم جدید

  4- طراحی منطقی داده ها : تکمیل مشخصات تفصیلی داده های منطقی سیستم جدید

  5- طراحی منطقی پردازشها : تکمیل مجموعه ای از پردازشهای منطقی تفصیلی سیستم جدید

  6- طراحی فیزیکی : تبدیل داده های منطقی سیستم جدید به مشخصات پرونده ها  یا  پایگاه داده و تبدیل پردازش منطقی سیستم جدید به مشخصات پرونده ها

ملاحظه می گردد که اوّلین مرحله، مرحله تحلیل است؛ که دارای فازهایی است، که در ادامه ارائه شده است.

مراحل اصلي تحليل

• o       فاز بررسي اوليه (Preliminary Investigation)
• چه نيازهايي وجود دارد؟
• چه مشكلاتي ايجاد شده
• چه فرصتهايي وجود دارد؟
• چه الزاماتي از مافوق اعمال شده؟
• مشخصات سيستم مورد انتظار چیست؟
• o       فاز تحليل مساله
• اينكه چه مشكلي وجود دارد؟
• ريشه اين مشكل كجاست؟
• چه راه حلهايي براي آن هست؟
•      تعيين
•      مسايل
•      ريشه‌ها
•      اهداف
•      محدوديت ها
• o       فاز  تحليل نيازمندي ها
• اينكه سيستم چه كارهايي بايد بكند.

در این مرحله کاری با اینکه سيستم چگونه اين كارها را مي‌كند نداریم.

• خروجي اين مرحله: توصيف نيازمنديهاي سيستم

 (Requirement Statement)

• o       فاز تحليل تصميمات

لذا همانطور که مشخص شد، نیازسنجی به طور خاصی با موضوع تحلیل در هم آمیخته، که مواردی از آن به صورت رنگی نمایش داده شده است.

البته نیازسنجی اطلاعاتی در سازمان های مختلف با اهداف و رویکردهای متفاوتی می تواند به انجام برسد، و آن متناسب با هدف کلی تر مشتریان و بانیان است. در ادامه تعدادی از انواع نیازسنجی اطلاعاتی بیان گردیده است.

• ·        نیازسنجی اطلاعاتی آموزشی
• ·        نیازسنجی اطلاعاتی پژوهشی
• ·        نیازسنجی اطلاعاتی سیاسی
• ·        نیازسنجی اطلاعاتی اجتماعی
• ·        نیازسنجی اطلاعاتی منابع انسانی

چرا نیازسنجی اطلاعاتی می کنیم؟ خروجی نیازسنجی اطلاعاتی چیست؟

ما نیازسنجی اطلاعاتی می کنیم تا،

•      خواسته های مشتری/کاربر را بشناسیم.
•      با مشکلات مشتری/کاربر و ریشه های آنها آشنا شویم.
•      با طرح ها و برنامه های مشتری/کاربر آشنا شویم.
•      استانداردهای ضروری و لازم مشتری/کاربر را بشناسیم.
•      با استراتژی های مشتری/کاربر آشنا شویم.

باید دقت شود که این خروجی ها باید دارای ویژگی هایی باشند، تا برای استفاده در مراحل بعد مورد استفاده قرار گیرند.

ويژگي نيازمندي هاي سيستم  (Requirement Statement)

         هماهنگ با ساير نيازمندي ها باشد            (Consistent)

         به طور كامل بيان شده باشد                     (Complete)

         امكان‌پذير باشد                                      (Feasible)

         واقعا مورد نياز باشد                                 (Required)

         صحيح باشد                                           (Accurate)

         قابل تعقيب و پيگيري باشد                       (Traceable)

         قابل ارزيابي باشد                                   (Verifiable)

 

چه کسانی در نیازسنجی اطلاعاتی نقش دارند؟ (ارکان نیازسنجی)   Who

تیم کاربر (USER)

     1-    مدیریت عالی سازمان (مدیر عامل / هیئت مدیره)  (Business Managers)

ارائه کلیات خواسته ها / نیازها / مشکلات / طرح ها / برنامه ها / استراتژی های مشتری

     2-    معاونین سازمان (طرح و برنامه / تولید / …)

ارائه خواسته ها / نیازها / طرح ها / برنامه ها / استراتژی های مشتری

     3-    کارشناسان ارشد (طرح و برنامه / امور اجرایی مرتبط)

همکاری در نیازسنجی، ارائه نیازهای کاربران، روش های کاری، …

تیم مجری

     1-    تحلیل گر ارشد سیستم

بیشتر نقش مدیریتی دارد تا کامپیوتری. مشاهده مشکلات، تجزیه و تحلیل، ارائه راهکارهای حل مشکل

     2-    تحلیل گر ساده

نقش برنامه نویسی و نرم افزارنویسی و ایجاد سیستم را دارند.

     3-    متخصصان مستندسازی نیازها  (Documentation)

     4-    عوامل اجرایی

نقش هماهنگی های ستادی، پشتیبانی برای اجرای طرح نیازسنجی را بر عهده دارند.

ویژگی های تیم مجری

–       بايد ديدگاه سيستماتيك داشته باشد.
–       توان مدیریتی بالا داشته باشند.
–       مورد اعتماد مشتری باشند.
–       دارای ديد باز باشند،

•               درك سازماني
•               درك اجتماعي

–       قدرت حل مساله و خلاقيت بايد داشته باشيد.

–       مهارت هاي ارتباطي، داشته باشند.

چه زمانی نیازسنجی اطلاعاتی می کنیم؟ When

کار نیازسنجی اطلاعاتی با درخواست مشتری شروع می شود. اگر چه رسیدن به به فاز درخواست، مقدماتی دارد، که در ادامه به آن اشاره شده است.

1-    احساس نیاز به طراحی سیستم، در ذهن مشتری/ درون سازمان

احساس نياز به:

              افزایش كارآئي سازمان،
افزایش كنترل‌ و نظارت بر اطلاعات‌ و داده‌ها (خروجي، ورودي، بايگاني)،
افزایش صرفه‌جويي‌ و کاهش هزینه ها،
افزایش بهره وری،
افزایش امنيت اطلاعات و داده ها،
افزایش خدمات به مشتریان و کارکنان.

2-    درخواست مشتری (برای رفع نیاز)

3-    شروع طراحی سیستم = شروع نیازسنجی اطلاعاتی

4-    پایان طراحی سیستم

انواع کاربران کدامند؟

کاربران و مشتریان به دو دسته کلی تقسیم می شوند.

1. کاربران دانا: می دانند که چه میخواهند، و دنبال چه چیزی هستند.

آن کس که بداند و بداند که بداند     اسب خرد از گنبد گردون بجهاند

1. کاربران نادانا: نمی دانند که چه میخواهند، و دنبال چه چیزی هستند.

2.1.   نادانای دانا

آن کس که نداند و بداند که نداند     لنگان خرک خویش به منزل برساند

2.2.   نادانای نادانا

آن کس که نداند و نداند که نداند     در جهل مرکب ابدالدهر بماند

 

 

 

انواع منابع تعیین نیازها چیست؟ کجا به دنبال یافتن نیازها باشیم؟   where

خواسته های مشتری/کاربر                               Want Base
مشکلات مشتری/کاربر                                     Problem Base
ریشه های مشکلات مشتری/کاربر
طرح ها و برنامه های مشتری/کاربر                     Plan Base
استانداردهای ضروری و لازم مشتری/کاربر            Standard Base
استراتژی های مشتری/کاربر                              Strategic Base
       

چقدر نیازسنجی اطلاعاتی کنیم؟ How much

سوال مهمی که در ادامه نیازسنجی مطرح است اینکه کار نیازسنجی را تا کجا پیش ببریم؟ چه زمانی اعلام کفایت ادامه تحقیقات را بدهیم؟

از طرفی محدودیت هایی در کار داریم. از جمله زمان، هزینه و …

و از طرف دیگر ضرورت هایی داریم. از جمله: تعیین نیازها، مشکلات، ریشه و عوامل مشکلات و …

در این بین باید به یک نقطه بهینه رسید. یعنی به اندازه ای کار نیازسنجی را پیش برد که هم به نتایج در حد قابل قبولی برسیم، و هم این میزان کار ارزش اقتصادی و زمانی را داشته باشد. به عبارتی جامعیت و صراحت نیازهای احصاء شده محقّق گردیده باشد.

تشخیص این نقطه بهینه با مجری طرحِ طراحی سیستم است.

 

چه مواردی را در نیازسنجی اطلاعاتی باید در نظر گرفت؟

1. با کاربران دمدمی مزاج چگونه برخورد کنیم؟
2. چگونه مانع از دگم شدن سیستم شویم؟
3. چگونه سیالیت و دینامیک بودن سیستم را حفظ کنیم؟
4. چگونه حق مشتری مبنی بر اعمال خواسته هایش در طراحی سیستم محفوظ بماند؟

این سؤالات و سؤالاتی از این دست، مواردی است که در رابطه بین طراح سیستم و کاربران مطرح می شود.

البته این امر وقتی خودنمایی جدّی می کند که کاربر دمدمی مزاج باشد. (نداند و نداند که نداند) بنابراین از طرفی باید خواسته کاربر/مشتری را اعمال نمود، و از طرف دیگر در مقابل خواسته ها و تغییرات لحظه ای و خلق السّاعه و بعد از وقت آنها تدبیر مناسب اتخاذ کرد. طراح سیستم تا کجا باید دنبال این تغییرات باشد؟ از طرفی اگر این موارد جدید اعمال شود، بدیهی است در بسیاری از موارد به سود سیستم خواهد شد، ولی زمان، هزینه ها و … تیم طراح چه می شود؟ طولانی شدن طراحی معمولاً منجر به بی خاصیتی نتایج تحقیق می گردد. چرا که ممکن است احساس نیاز اولیه تغییر کند، تیم کاربر دچار تغییرات مدیریتی شود و … .

و اگر این موارد اعمال نشود، سیستم دچار دگمی و عدم سیالیت می شود، رضایت مشتری جلب نمی شود، و … .

و امّا راه کار مناسب:

برای این مسئله توجّه به موارد زیر راهگشا خواهد بود.

1. راهکار میانه را برگزینیم. حالت بهینه، بین دو حالت فوق انتخاب شود.
2. از رویکرد ساخت یافته استفاده شده، و در طول زمان اجرای پروژه، کاربر به طور جدی مشارکت داده شود. هر چه مشارکت کاربران در طراحی سیستم و نیازسنجی بیشتر باشد،  نتایج کار بهتر است. از جمله فوائد زیر را در بر دارد:

2.1.   خواسته های کاربر به صورت برخط (Online) در طراحی سیستم اعمال می شود.

2.2.   هم راه سازی کاربر رخ می دهد.

2.3.   آموزش حین طراحیِ کاربر صورت می پذیرد.

2.4.   کاربر آمادگی تحویل گرفتن سیستم را می یابد.

2.5.   فرهنگ سازی در درون سازمان انجام می شود.

2.6.   ارتقاء کیفی کاربران صورت می پذیرد.

1. پیش بینی تأییدهای مرحله ای در قرارداد انجام شود.
2. تأییدیه های مرحله ای از کاربر اخذ شود.
3. پیش بینی درصد معقولی از تغییرات (مثلاً 10%) در قرارداد طراحی سیستم انجام شود. (هزینه/زمان/…)
4. در مقابل خواسته های منطقی کاربر اگر چه بعد از وقت آن باشد، حتی الامکان مقاومت نشود.
5. تغییرات بعد از وقتِ شدید در طراحی، به مراحل بعدی طراحی سیستم (فاز تکمیلی) واگذار شود.

 

مراحل نیازسنجی اطلاعاتی چیست؟  How

1-         اخذ ابلاغیه انجام نیازسنجی، از سوی مجری طراحی سیستم

2-         اخذ مجوز انجام نیازسنجی در سازمان،  از سوی مدیر عالی سازمان (مشتری)

3-         هماهنگی، گردآوری و عقد قرار داد با تیم نیازسنجی

4-         تعریف و تعیین اسناد بالادستی مورد نیاز و اعلام به نماینده کارفرما

5-         تعیین عوامل انسانی کلیدی سازمان برای اخذ اطلاعات از آنها

6-         مطالعه و فیش برداری اسناد مأخوذه از کارفرما

7-         طراحی پرسشنامه های باز و بسته

8-         انجام مصاحبه با ذینفعان

9-         برگزاری جلسه با ذینفعان

10-       تحلیل و جمع بندی اطلاعات مأخوذه

11-       مستندسازی نتایج نیازسنجی

12-       ارائه گزارش نیازسنجی به مجری طراحی سیستم

 

تکنیک ها و روش های نیازسنجی اطلاعاتی چیست؟ How

روش های اصلی نیازسنجی

• روش مبتنی بر فعالیتهای کسب و کار                 Business Function

در این روش بر اساس فعالیت های مورد نیاز کسب و کار نیازسنجی صورت می پذیرد. چه فعالیت هایی می بایست در این سازمان صورت پذیرد، تا سازمان به اهداف خود نایل گردد.

• روش مبتنی بر فرآیندهای کسب و کار               Business Process

در این روش بر اساس فرآیندهای مورد نیاز کسب و کار نیازسنجی صورت می پذیرد. چه فرآیندهایی در این سازمان وجود دارد، و سازمان با چه فرآیندهایی در حال اجرای مأموریت خود است.

•  روش مبتنی بر عوامل کلیدی موفقیت                Critical Success Factor

در این روش تمرکز نیازسنجی بر روی عوامل کلیدی موفقیت کسب و کار قرار می گیرد. چه عواملی نقش کلیدی در موفقیت کسب و کار این سازمان دارد، تا سازمان به اهداف خود نایل گردد.

•  برنامه ریزی سیستم های کسب  و کار              Business System Planning

در این روش نیازسنجی مبتنی بر طراحی و برنامه ریزی سیستم های کسب و کار صورت می پذیرد.

 

ابزارهاي تعيين نيازمنديها

• بررسي مستندات
• مصاحبه
• پرسشنامه
• نمونه‌سازي (Prototyping)
• جلسه با ذينفعان (Jad)
• نمونه‌برداري، از هر جاي ممكن (كارآگاه بازي!!!)

 

مراجع

---

4M