مهندس علی ماهرالنقش وب سایت مهندس علی ماهرالنقش
در مقاله قبلی نظام سازی گفتیم که توجه به مقوله نظام سازی یکی از اصلی ترین و مهم ترین الزامات برای بهینه سازی سیستم ها به حساب می آیند. روشن است که یکی از گام های اصلی در فرآیند نظام سازی بررسی تهدیدات، فرصت ها، نقاط قوت و ضعف است. لذا در اینجا آفت های تعیین نقاط ضعف بیان می گردد. تعریف ساده نقطه ضعف هم آن که، مجموعه عوامل داخلی سازمان (سیستم) است که برای سازمان، ضرر داشته و در منافع مادی و معنوی سازمان ایجاد خلل نماید.
در بررسی نقاط ضعف باید مراقب باشیم دچار ظاهر بینی نشویم. مانند شکل زیر، حواسمان باشد دنبال نقطه ها نباشیم، بلکه دنبال حقایق ضعف باشیم.
آنگاه بدون سوگیری و غرض ورزی به بررسی و تحلیل مشکلات بپردازیم.
نکته بعدی اینکه مراقبت کنیم که مبادا در نظام سازی دچار افراط و تفریط نشویم. توضیح اینکه بر اساس تجربیات حاصله بسیاری از ضعف ها به عملکرد افراد، مدیریت ها، نظارت ها و … بر می گردد. البته تعدادی از آنها هم به اشکالات سیستمی و نظامات بر می گردد. لذا باید مراقب بود که با مشاهده هر ضعفی بلافاصله به دنبال تغییر فرآیندها و سیستم ها نباشیم. اول همه موارد و علل را بررسی نماییم، آنگاه اگر مشکل به فرآیندها و ارکان و اجزاء سیستم مرتبط بود، آنگاه بی وقفه به اصلاح سیستم بپردازیم.
پس با مشاهده هر اشکالی در سیستم، اقدام به ایجاد تغییرات در سیستم نکنیم (چرا که ممکن است علت آن ناشی از علل دیگری باشد)؛ و نیز اگر باید سیستم را اصلاح کنیم، نترسیم و دچار سستی نشویم و بی وفقه به اصلاح سیستم بپردازیم.
یکی دیگر از نکات مهم، توجه به ضرورت بازنگری مستمر نظام سازی است. نمی شود به صرف اینکه اصلاحی صورت دادیم، سازمان را رها نموده و خیالمان راحت باشد که اصلاح نظامات انجام شد. بلکه از آنجا که شرایط پیرامونی دائماً در حال تغییر است باید به طور نوبه ای و در بازه های زمانی تعریف شده نسبت به بازنگری و اصلاح سیستم اقدام نماییم.
