نکات کلیدی نظام سازی: نکته سه

یکی از نکات کلیدی در نظام سازی داشتن نگاه کلان و کل نگر به سیستم (یا نظام) مورد بررسی است.

1-    اساساً رسالت سیستم مورد بحث چیست؟

2-    چه کارکردی برای این سیستم متصوّریم؟

3-    آیا اصلاً نیازی به وجود این سیستم هست؟

4-    برای انجام این رسالت ورودی ها، پردازش و خروجی های سیستم چیست؟

5-    مکانیزم بازخورد در سیستم چگونه است؟

اگر بتوانیم به سوالات فوق جواب هایی منطقی و به دور از سوگیری دهیم، آنگاه می توان گفت که گام های اوّلیه نظام سازی را به درستی برداشته ایم.

یعنی یک طراح سیستم، می بایست در گام اوّل چرایی سیستم را بررسی کند. اهداف اوّلیه برای ایجاد چنین سیستم و نظامی در ذهن بانیان آن چه بوده است؟ آیا این سیستم در راستای همان اهداف گام برداشته و یا در مرور زمان دچار تغییرات اساسی در رسالتش شده است؟

در گام دوّم، یک علامت سوال بزرگ بر روی اصل نیاز به چنین سیستمی گذاشته می شود. اساساً چرا چنین نظامی می بایست وجود داشته باشد؟ اگر این سیستم را حذف کنیم، چه مشکلی و در کجا ایجاد می شود؟ شدت این مشکل چقدر خواهد بود؟ آیا نمی شود از طریق دیگری و با هزینه های کمتری به این اهداف رسید؟ و … .

در گام سوم، اجزای سیستم که همانا ورودی ها، پردازش، خروجی ها و بازخورد است را بررسی و تعیین می کنیم.

 

 این سیستم چه ورودی های سخت افزاری (امکانات، تجهیزات، آزمایشگاه، کارگاه، مکان، ….)؛ نرم افزاری (قوانین و مقررات، حمایت های معنوی، دانش، …)؛ مغز افزاری (سرمایه های انسانی، تجربیات کاری، …) و … دارد. سپس بررسی می کنیم که با این ورودی ها، اصل عملیات سازمان و یا پردازش سیستم چیست. سپس بررسی می کنیم که خروجی این پردازش ها چه مواردی را تشکیل می دهد. آیا تولید دانشی صورت گرفته، خروجی های سخت افزاری و نرم افزاری این سیستم چیست؛ و نهایتاً زیرنظام بازخورد این سیستم چگونه است؟

با انجام این مراحل، که با نگاهی کل به جزء می باشد؛ اشراف اطلاعاتی لازم بر سیستم حاصل می گردد، و ما را آماده رفتن به مراحل بعدی نظام سازی می کند.